テレワークの導入により、企業の働き方は大きく変化しています。
社員は自宅やコワーキングスペースから、クラウドツールを活用して業務に取り組み、オンライン会議やチャットで円滑なコミュニケーションを実現しています。
経理部門ではクラウド会計システムを使用して請求書処理や支払い管理を行い、営業部門ではCRMツールで顧客データを共有しながら商談を進めています。
また、人事部門では採用面接をオンラインで実施し、社員研修もeラーニングを活用するなど、場所や時間にとらわれない柔軟な業務体制が整っています。
在宅勤務によって通勤時間が削減され、育児や介護との両立も容易になり、社員一人一人のワークライフバランスが改善されています。
国土交通省の調査によると、テレワーク未実施の理由として「紙での処理・押印、電話対応、郵便物の受け取り・発送等で職場での作業が必要」と回答した人が、雇用型で16.2%、非雇用型で12.1%にのぼります。
つまり、電話対応という一つの業務が、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方の実現を妨げる要因となっている可能性があります。
デジタル化が進み、クラウドツールやオンライン会議システムの活用で多くの業務がリモート化できる現在、電話応対の問題が一因ででテレワーク導入を見送るのは、生産性向上の機会損失といえます。
育児や介護との両立、地方移住との組み合わせ、優秀な人材の確保など、テレワークがもたらす多くのメリットを享受するためにも、電話対応の課題は積極的に解決すべき時期に来ているのではないでしょうか。
出典：国土交通省「令和5年度 テレワーク人口実態調査 －調査結果（概要）」
（https://www.mlit.go.jp/report/press/content/001733057.pdf）
テレワーク環境下では、電話応対の負担が新たな課題となっています。
オフィスに出社している社員は固定電話への対応に追われ、在宅勤務者はクラウドPBXで受電する形となりますが、いずれの場合も特定の社員に電話対応が集中しがちです。
出社組は本来の業務に加えて突発的な電話対応に時間を取られ、クラウドPBXでの受電担当者は、画面共有での会議中やオンライン商談の最中でも電話に出なければならないというストレスを抱えています。
この背景には、テレワーク導入時に電話対応の役割分担が明確に定められていないケースが多いことが影響していると考えられます。
さらには、問題解決のために新たに「電話当番」制を導入したとしても解消されづらく、むしろ当番の日は集中作業が困難になるという新たな不満を生んでいます。
この原因として、テレワークでありながら従来型の電話応対の仕組みをそのまま踏襲していることや、オンとオフの時間割を本人に委ねる在宅勤務環境が影響していると考えられます。
プロフェッショナルなテルトル電話代行サービスを利用することで、電話対応の負担が特定の社員に集中する状況を解消し、チーム内の心理的な溝を埋めることができます。
さらに、オンライン会議や商談に集中したい時間、育児や介護で電話に出られない時間帯など、事情に合わせて柔軟に代行を依頼できるため、多様な働き方を互いに理解し、尊重し合える環境づくりにもつながります。
24時間体制の電話受付で、時差のある海外取引先からの連絡も安心して任せられ、グローバルなビジネス展開も円滑に進められます。
必要な時間帯だけ利用できる柔軟なサービス体系は、テレワーク時代の新しいビジネススタイルにマッチした解決策となっています。
砂漠で孤独に生きる私には、テレワークの皆さんの気持ちがわかるサボ。
オフィスと自宅に分かれて仕事をする中で、電話対応の負担が特定の仲間に集中し、チームの心に小さな亀裂が入っていく様子を見るのは辛いもの…
電話代行サービスを使えば、その見えない溝を埋めることができますよ！