受電業務は、多くの企業にとって簡単な作業ではありません。
特にサービス業や製造業などでは、受電内容が多岐にわたるため、オペレーターのスキルが求められます。
例えば、飲食店では予約の変更やキャンセル、メニューに関する問い合わせが頻繁に入ります。これらの電話に対して迅速かつ正確に対応するためには、オペレーターはお店の状況や特別なメニュー、アレルギー対応などをしっかり把握しておく必要があります。こうした情報を適切に伝えられないと、顧客の不満を招くことになりかねません。
また、印刷会社においては、顧客からの注文内容や納期、デザインに関する問い合わせが多く寄せられます。これらの電話に対して、正確に情報を聞き取り、必要に応じて社内の担当者に伝えることが求められます。受電が不十分だと、納品遅延や誤った印刷物が生じ、顧客との信頼関係が損なわれる恐れがあります。
このように、受電はただ電話を取るだけではなく、企業の信頼や顧客満足度に直結する重要な業務です。受電を怠ることで、顧客との関係が悪化し、ひいてはビジネスチャンスを失うことにもつながりかねません。
受電業務の効率化には、いくつかの方法があります。
■ コールセンターに電話対応をアウトソースする方法
まず、コールセンターに問い合わせ応対をアウトソーシングする方法があります。この方法では、コールセンターがクライアント会社の一員のようにサービスを学び、適切に対応することが可能です。そのためには、明確なFAQの作成やナレッジベースの構築が不可欠です。
ナレッジベースは定期的に更新され、次第に精度が向上していくため、クライアント会社の信頼できる片腕として電話対応を任せることができます。
これはどこのコールセンターでもできる技術ではありませんが、当社のサービス「ビーコール」ならば対応可能です。
24年の実績に基づいたノウハウがあるため、実現できるものです。
■ 電話の一次受けを依頼する方法
さらに、もっとライトに始めたい場合。電話代行がどんなものか、自社にあるのかをまずは試してみたい、という場合には、テルトル電話代行を利用することも効果的です。
このサービスでは、電話の一次受けだけに特化し、受電内容をメールやLINEなどのSNSで報告します。これにより、クライアント企業は落ち着いて自社での対応に専念でき、問い合わせ内容を事前に把握することで、効率的な対応が可能になります。かかってくる電話には重要な用件もありますが、営業電話などで手が止まってしまうことが多いのもまた事実。折り返す必要があるのかないのか、報告の内容を見て判断することができます。
受電業務を外部に任せることで、企業は本来の業務に集中し、顧客満足度を高めることができます。
テルトル電話代行は、電話代行のアウトソースの一歩手前の段階としても活用できるため、まずは電話代行がどのように機能するのかを試してみるのに最適な選択肢と言えるでしょう。
受電業務の課題に気づくことは、業務効率化の第一歩です。貴社のコアビジネスに集中しながら、プロフェッショナルに受電業務を任せることで、ビジネスに新しい風を吹き込みませんか？
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